Protokoll 6. Sitzung Ausschuss Finanzielles 2025/2026

https://www.htw.stura-dresden.de/stura/a/fin/sitzungen/2025-2026/6-sitzung/

Datum: 27.04.2026
Beginn: 19:00 Uhr
Ende: 21:04 Uhr
Wo: A103/A109 & BBB

thematisch Wichtiges: 
4. Sitzung Ausschuss Finanzielles
5. Sitzung Ausschuss Finanzielles

Teilnehmerinnen:

• Leitung Referat Finanzen, stimmberechtiges Mitglied Ausschuss Finanzielles - Katharina Kiene; Kathi 
• Stellvertretung Leitung Referat Finanzen - Alea Klöden 
• Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Verwaltung - Stephan Rankl; James/five@
• Assistenz zur Geschäftsführung - Paul Riegel; vat@
• stimmberechtigtes Mitglied Ausschuss Finanzielles - Oliver-Michael Fischer
• stimmberechtigtes Mitglied Ausschuss Finanzielles Alois
• stimmberechtigtes Mitglied Ausschuss Finanzielles Tobias

ITOP 1 Besprechung weiterer Anmerkungen

12.1.2: Wie schreiben wir das um, damit James beides bleiben kann?
-> hier nicht geklärt, was wir machen...
olligathor@: Ich mache dazu mal ein Ticket auf. Vielleicht fällt uns später eine Lösung dazu sein. 
olligathor@: §23 FO StuRa die Buchhalterin darf nicht Teil des StuRa-Plenums sein. 

Kathi: Andere Frage - warum haben wir eigentlich keine eigene Kassenordnung?
vat@: Weil wir versucht haben, diese Formalia wegzulassen 
Kathi: Warum? 
vat@: Weil das sehr detailliert wäre und nicht realistisch für den täglichen Ablauf im StuRa 
Kathi: Aber wir haben ja eine Kassenhandhabung also so halb... 
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Kathi: Das Referat Finanzen kümmert sich gerade um die Aktualisierung der How Tos (auch die von der Kassenhandhabung) ich würde die dann gerne in den Ausschuss Finanzielles geben
olligathor@: Das heißt, es soll nur eine Kassenhandhabung geben und keine extra Ordnung dafür.
Kathi: Nein, es soll keine extra Ordnung dafür geben. Linda hat eine Kassenhandhabung damals angefangen zu schreiben und wir überarbeiten diese aktuell. Sobald wir diese fertig haben, würde ich diese gern mal dem Ausschuss Finanzielles vorlegen. 


Warum ist die veraltete von 2023 noch als aktuelle drin -> @vat bzw. Menschen mit Berechtigung bitte ändern!
Wurde ein Beschluss dazu gefasst? Wenn ja, kann man das aktualisieren. 
vat@: Ich schaue, ob die Beschlüsse eingepflegt worden sind und mache dann nochmal Meldung beim Ausschuss Finanzielles.
Kathi: Alles klar, danke schön. 

10.3 Wie sind da die Schritte, um das rauszustreichen? 1. FO ändern, 2. HaPla ändern? 
Redaktionell: unter § 10 weggefallen 
Beschluss Plenum (auf Antrag vom Ausschuss) dann hapla@ (auf Grundlage der (geänderten) Finanzordnung
vat@: Beschluss Plenum (auf Antrag vom Ausschuss) dann hapla@ (auf Grundlage der (geänderten) Finanzordnung
olligathor@: Das heißt, es muss früher oder später dazu ein Antrag geschrieben werden?
vat@: Jo!
Kathi@: Dann würde ich gerne bald dazu einen Antrag einreichen, der dann im Plenum behandeln werden soll und im best case beschlossen wird. Aber wahrscheinlich, weil heute schon Antragsfrist schaffe ich es nicht, den Antrag zu schreiben bis zur Frist. 
olligathor@: Dann Antrag schreiben für die 16. Sitzung Plenum 2025/2026. Dann können wir den in wunderschönen Pillnitz behandeln. 

Wann ist ein Beschluss umgesetzt/wann ist eine Veranstaltung abgeschlossen? -> in der FO festschreiben? 
-> eigentlich nicht 
https://www.stura.tu-dresden.de/webfm_send/2598
Aus der FinO des StuRa TU Dresden: 
 "§36 Anmeldepflicht von Ausgaben
Abs. (4) 1 Finanzanträge sind binnen drei Monaten nach Abschluss der für den Antrag relevanten Termine abzurechnen. 2 Geschieht dies nicht verfallen alle Ansprüche. 3 Die Frist kann auf schriftlichen Antrag bei der
Geschäftsführerin Finanzen verlängert werden."
James: als beispiel aus der TU Dresden
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Kathi: Stand jetzt ist eine Veranstaltung erst zum 31.03. des Folgejahres wirklich abgeschlossen. An sich stört das nicht wirklich aber wollen wir das ändern bzw. zeitlich begrenzen?
Für Externe mit Rechnungen könnnen wir es sowieso nicht festlegen und für interne Anträge auf Abruf von Finanzanträge ist 1ne Woche begrenzt

12.3 Kassenbestand bis 2.500€
James: 9.999€ bis dahin macht die Sparkasse keine Probleme; 2.500 ist auf jeden Fall zu wenig; 

• Kino; Getränkeautomat; Kittelkasse; Hauptkasse; Vorschusskassen(Teil der Hauptkasse

minimum: 10.000€?
realistisch: 10.000€
max: 10.000€
Frage wie viel soll z.B. Plenum entscheiden
Kathi: kann man nicht öfter zur Sparkasse rennen? 
James: Ja, aber wir zahlen jedes mal Geld bei der Sparkasse 
realistischer Wert bis zur nächsten Sitzung Ausschuss Finanzielles
Paul: Es geht nicht darum, was wir nett finden, sondern was ist zulässig. 
Oliver-Michael: Andere Frage: wie wird das eigentlich zur Sparkasse geschafft? Man kann das ja mal mit der Hochschule bereden und die das festlegen lassen. 
James: Das ist halt ein riesiger Aufwand. 
vat@: https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/1923
Da Regelungen rausklauen vielleicht? 
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Kathi: also laut Sachsen ist kein Betrag genannt es soll aber der Bürgermeister legt es laut §19 fest. Bzw. eben die Kassenordnung der jeweiligen Kommune = genau die Ordnung... also verweist die Ordnung auf sich selber? Point ist es gibt keine vorgeschriebene Höhe aber alles was nicht gebraucht wird direkt weg = so wenig wie möglich und da uns sowieso schon die Innenrevision aufs Dach steigt weil wir keine Kassenordnung haben, müssen wir das ja jetzt nicht erhöhen oder?
James: was steht denn in der Kassenordnung der Hochschule?

Kathi: 
Anlage 2 - Erweiterte Regelungen zu Zahlungsverkehr und Bargeldführung § 1 Kasse (1) Die Kasse soll einen Bargeldbestand von maximal 3.000 Euro haben.

(aus 5. Sitzung) Weiteres: 

12. Plenum - Änderung der Richtlinie des Härtefallausschusses
https://pad.systemli.org/p/stura-htw-dresden_2025-2026_12-keep#L229
finanziell ändert sich für den HaPla nicht wirklich etwas es geht eher um den Inhalt der Ordnung und ab wann man als Härtefall zählt 
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Kathi: stand bei der letzten Sitzung unter Weiters drin, wir haben nicht darüber geredet, ich weiß auch nicht, worüber wir da genau reden sollten...
olligathor@: Das einzige was wir da machen müssten ist halt die neue Härtefallordnung ausarbeiten und veröffentlichen. 
vat@: Ich schaue ob die Beschlüsse eingepflegt worden sind und mache dann nochmal Meldung beim Ausschuss Finanzielles.

ITOP 2 Fragen an die Hochschule 

23 Spenden & Sponsoring Spendenbescheinigungen und Sponsoringverträge werden ausschließlich durch das Referat Finanzen ausgestellt. 
-> hier als Link maybe dann ein Formular für eine solche Bescheinigung -> Mail an Hochschule und Fragen wie das dort gehandhabt wird
-> FORMULAR? 
Kathi: Ich würde vorher mal auf der Internen HTW Website schauen. Und wenn ich nichts finden sollte, dann können wir immer noch die Hochschule per E-Mail anfragen zu dem Thema Sponsoring.

Kathi: Wer haftet bei Entlastung ohne Empfehlung der Innenrevision? 
olligathor@: Der StuRa selbst. Zumindest verstehe ich das so. 
Kathi: 21.2.
vat@: Mir ist das nicht klar. (Habe mich damit noch nie auseinander gesetzt.) Ich würde vorschlagen, dass wir dazu einmal die Hochschulverwaltung fragen.
olligathor@: Gute Idee 
Kathi: Da würde ich gerne die Hochschule anschreiben per E-Mail und die E-Mail vom Vorstand mal gegen lesen lassen. 

ITOP 3 Besprechung im Plenum

13 Barauslagen (2) 1Eine Abrechnung (inklusive Originalbelege) zur Verwendung des Vorschusses ist spätestens nach einer Woche einzureichen. 2Ausnahmen bedürfen der Einwilligung der Referatsleitung Finanzen. 3Bei Nichterfüllung führt dies zur persönlichen Haftung der Antragstellerin.
Kathi: das ziehen wir halt nie durch... (will ich auch nicht) 
-> im Plenum besprechen ob man die Grenze auf 1 Monat legen möchte, dass dann aber auch durchziehen alles was danach ankommt wird nicht mehr ausgezahlt

15 Zeichnungsberechtigung (1) 1Banküberweisungen bedürfen der Zeichnung von zwei Berechtigten
Kathi: müssen das wirklich 2 sein? 
-> nein muss nicht aber wir sollten es im Plenum besprechen.

TOP 1 Änderungsanträge

TOP 1.1 Redaktionelle Änderung

Antragstext: 
Yannik: redaktionell: 7.1. Für Anschafffungen, deren ...., die sich über ....

/ -> (nicht) angenommen
olligathor@: Die werden einfach mit geändert bei der nächste Änderung der Finanzordnung. 

TOP 1.1.2 Redaktionelle Änderung Nr. 2

Antragstext:
8.3 Schreibe statt "anpassende Änderung" "umwidmen" 
Begründung: 
Die Veränderung soll das Verständnis verbessern, da anpassende Änderung alles heißen könnte und es in anderen Paragraphen der FO "sowieso" festgehalten wird, dass das RK "nur" umwidmen darf

/ -> (nicht) angenommen

TOP 1.2

Antragstext:
11.5.2 Pflicht zur Nutzung eines vom Ref Finanzen gestellten Formulars zum Abrufen von Finanzbeschlüssen für Externe (wieder) einführen - dort dann verweisen wo das beim RefFin abgelegt ist
= Link einfügen zu Referat Finanzen -> Formulare 
Begründung: 
Wenn wir nicht sagen wo es liegt wird das niemand finden... 

/ -> nicht angenommen
James: ist perfekt so wie es ist. 

TOP 1.3 Kassenverwalterin zu Buchhalterin 

Antragstext:
Antrag zur Änderung, dass Kassenverwalterin und Buchhalterin vereinheitlicht wird. -> alles zu Buchhalterin verändern (mal bei der Hochschule schauen, wie die das machen) 
Begründung: 
14.3.1 olligathor@: Die Zeichnung der rechnerischen Richtigkeit obliegt der Kassenverwalterin. Das müsste doch jetzt die Leitung vom Referat Finanzen sein. 
ich weise doch "nur" die Zahlung an. Die rechnerische Richtigkeit prüft James = Kassenverwalterin? 
Es ist verwirrend wenn man es nicht vereinheitlicht
Kathi: die Kassenordnung der HTW bringt in diesem Fall nix. 

/ -> nicht angenommen

Kathi: ich schaue mir das ganze nochmal an und arbeite diesen Antrag dann noch einmal ordentlich aus.
vat@: Kassenverwalterin heißt heut Zahlstellenverwalterin 

TOP 1.4 Auflösung der Not zu zwei Zeichnungsberechtigtungen

Antragstext: 
Ändere: 15 Zeichnungsberechtigung (1) 1Banküberweisungen bedürfen der Zeichnung von zwei Berechtigten zu Banküberweisungen und Zahlungen von PayPal bedürfen der Zeichnung von einer Zeichnungsberechtigten.
Begründung: Folgt später

-> angenommen

TOP 1.5 Paypal nicht mehr nur RefLeitung

15. Zeichnungsberechtigung (1) 2Zahlungen von PayPal bedürfen der Zeichnung der ersten Zeichnungsberechtigten
-> muss man ganz schnell ändern, einfach streichen... (alle 3 Zeichnungsberechtigten dürfen allein bei Paypal zeichnen) = aus 1 und 2 nur noch (1) 1 machen: Banküberweisungen und Zahlungen von PayPal bedürfen der Zeichnung von einer Zeichnungsberechtigten.

-> nicht angenommen
James: Wir zahlen zur Zeit nicht mit PayPal. Ob diese Regelung sinnvoll ist, kann man dann debattieren.

TOP 1.6 alle Anträge zu den Reisekosten 

16 Reisekosten (4) 1Für Fahrten mit triftigem Grund (Anlage 1), mit einem privaten Kraftfahrzeug, wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,25 € für jeden gefahrenen Kilometer gewährt.
Ändere: Wegstreckenentschädigung gemäß SächsRkG §5 (2) 1. für jeden gefahrenen Kilometer gewährt.

16 Reisekosten (4) 2Für jede mitgenommene Person in einem Kraftfahrzeug können zusätzlich 0,02 € pro Kilometer erstattet werden.
Ändere: in einem KfZ kann zusätzlich der Wert gemäß SächsRkG §5 (5) pro Kilometer erstattet werden.

16 Reisekosten (6) 1Für entstandene Übernachtungskosten werden maximal 40 € pro Nacht und pro Person übernommen (Belege sind vorzuweisen).
Ändere: wird der Wert gemäß SächsRkG §7 (1) 1 pro Nacht pro Person übernommen (...).

16 Reisekosten (6) 3Übernachtungskosten die 40 € überschreiten, müssen vorher durch das Referat Finanzen genehmigt werden.
Ändere: Übernachtungskosten die den Wert gemäß SächsRkG §7 (1) 1 überschreiten, ...

16 Reisekosten (7) Verpflegungskosten (Anlage 1) können bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden pauschal pro Person und Tag bezahlt werden.
-> pauschal heißt genau was? 
Füge bei Anlage 1 hinzu: Einen Richtwert wird im SächsRkG §6 (1) 1 vorgegeben. Dieser leitet sich aus dem Einkommensteuergesetz §9 (4a) 3 ab und beträgt Stand 22.04.2026 14 Euro.

Begründung: 
Wir möchten keine festen Zahlen in der FO stehen haben, um die Realität und Aktualität der Kostenübernahme so gut es geht jederzeit zu ermöglichen.
uns ist bewusst, dass es im HaPla zu einer Überziehung kommen kann, das wird im HaPla 27 berücksichtigt werden. 

-> angenommen

TOP 1.7 Auslandsbestimmungen mit aufnehmen

16 Reisekosten (new 7) 
1Für entstandene Übernachtungskosten wird maximal der Wert gemäß der nach § 3 Absatz 1 Satz 1 der Auslandsreisekostenverordnung in Verbindung mit § 16 Satz 2 des Bundesreisekostengesetzes erlassenen allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder vom 22.10.2025 (ARVVwV) für das jeweilig bereiste Land übernommen (Belege sind vorzuweisen) 
2Würde eine Reise vor 24 Uhr eines Tages enden, können keine Übernachtungskosten gezahlt werden.
3Übernachtungskosten die den Wert gemäß der nach § 3 Absatz 1 Satz 1 der Auslandsreisekostenverordnung in Verbindung mit § 16 Satz 2 des Bundesreisekostengesetzes erlassenen allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder vom 22.10.2025 (ARVVwV) für das jeweilig bereiste Land überschreiten, müssen vorher durch das Referat Finanzen genehmigt werden. 
(4Für Länder, die nicht in den nach § 3 Absatz 1 Satz 1 der Auslandsreisekostenverordnung in Verbindung mit § 16 Satz 2 des Bundesreisekostengesetzes erlassenen Verwaltungsvorschriften erfasst sind, sind die für Luxemburg und für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes sind die für das Mutterland geltenden Auslandstagegelder und Auslandsübernachtungskostenerstattungen maßgebend.) -> vielleicht noch anpassen?
https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/3440-Saechsische-Auslandsreisekostenverordnung#p1
https://www.verwaltungsvorschriften-im-internet.de/bsvwvbund_22102025_D630201103.htm

/ -> (nicht) angenommen

olligathor@: ich hatte noch keine Zeit mich damit zu beschäftigen. Wir "vertagen" es. 

TOP 1.8 Ordnung mit aufnehmen 

18. hier dann sobald die Ordnung der Hochschule steht auf die Ordnung verweisen 
Füge hinzu: 18 Vermögensnachweis (4) Näheres regelt die Ordnung der Hochschule der Prüfung durch die Innenrevision des StuRa 

-> angenommen 

TOP 1.9 Streichen von 10.3 

Antragstext: 
Streiche 10.3 aus der FO 
Begründung: 
Wir möchten keine festen Beträge in der FO stehen haben, der gesamte Absatz ist veraltet (aus FSR-Zeiten) und erachten es als sinnvoll den Inhalt in die KontO zu übernehmen. Dafür sollen vorraussichtlich 6.000€ im Haushaltsplan eingeplant werden. 
Zum Vergleich: 2022 - 2.427,52€; 2023 - 877,40€; 2024 - 1.073,50€; 2025 - 762,3€

-> angenommen

TOP 1.10 Erhöhe Kassenbestand 

Antragstext 
Erhöhe 12.3 Kassenbestand "bis 2.500€" zu "bis 3.000€"
Begründung: 
Steht so in der Kassenordnung der HTWD drin, wir richten uns nach der. 

-> angenommen

TOP 1.11 Verlängere Abruffrist

Antragstext: 
Ändere bei 13 Barauslagen (2) 1Eine Abrechnung (inklusive Originalbelege) zur Verwendung des Vorschusses ist spätestens nach einer Woche einzureichen" die Frist auf vier Wochen. 
Begründung: 
Es ist realistischer und dann "verstoßen" wir nicht so oft gegen unsere FO bzw. die Referatsleitung muss nicht bei 60% der Fälle eine Außnahme machen. 

-> angenommen

TOP 1.12 

Antragstext: 
Ändere 12.1.2 von Mitglied des StuRa zu Teil des StuRa-Plenums 
Begründung: 
Es soll nur die Stelle genannt werden und nicht die aktuell Angestellte Person. 
12.1.2 wie schreiben wir das um, damit James beides bleiben kann?
-> hier nicht geklärt was wir machen...
olligathor@: Ich mache dazu mal ein Ticket auf. Vielleicht fällt uns später eine Lösung dazu sein. 
olligathor@: §23 FO StuRa die Buchhalterin darf nicht Teil des StuRaplenums sein. 

-> angenommen

ITOP 4 Formulierung einer Erklärung

"Fundstück" des Tages

vat@: Als zu Beginn von der Sitzung gleich mal wegen dem "Das Referatskollegium kann anpassende Änderungen des Haushaltsplanes je Haushaltsjahr bis zu Zehn von Hundert der gesamten planmäßigen Ausgaben der Studentinnen- und Studentenschaft vornehmen." schaute, fand ich:
https://www.htw.stura-dresden.de/stura/a/fin/fo/finanzordnung-der-studentinnen-und-studentenschaft-htw-dresd

2.5.1 Die Wirtschaftsführung erfolgt entsprechend den Grundsätzen des Zu- und Abflussprinzips (Geldverbrauchskonzept) (Anlage 1), der sogenannten "Einnahme-Überschuss-Rechnung" - heißt genau was? 
olligathor@: Das kann ich leider nicht genau beantworten. 
Alea: Nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip sind Einnahmen/Ausgaben dem Kalenderjahr steuerlich zuzuordnen, in denen sie zugeflossen sind bzw. geleistet wurden. Das Prinzip stellt auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Einnahme bzw. Ausgabe ab (Ausnahme: regelmäßig wiederkehrende Einnahmen). https://www.haufe.de/id/beitrag/zufluss-abfluss-prinzip-HI351457.html
Kathi: machen wir eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung -> nach § 4 Abs. 3 EStG ist eine vereinfachte Gewinnermittlung für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, bei der Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden.
james: meiner meinung nach ja, Fullis meinung nach ist es eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 
-> je nachdem was James rausfindet wird die FO angepasst 
-> Das dann in die Begründung schreiben (nicht in der FO lassen) um klarzustellen was damit gemeint ist

2.6.1 Das Kontensystem SKR 03 ist genau was?
olligathor@: Das ist unser Kontenrahmen, der auch für die Buchhaltung als Grundlage dient.  
vat@: https://www.datev.de/web/de/shop/produkt-details/kontenrahmen-datev-skr-03-11174 Das ist praktisch "die Vorlage" für alle Konten (in der Buchhaltung). Diese Vorlage wird dann mit "unternehmensspezifischen" (zusätzlichen oder abgewandelten) Konten angepasst.
vat@: five@ erstellt gerade eine "neuen" Kontenplan.
-> Ausschreiben und erklärung in die Begründung rein und Warum für diesen Entschieden auch mit rein 
vat@: @dirlich@: :-p https://lmddgtfy.net/?q=skr03%20abk%C3%BCrzung

Bei 7.1 ist nicht geklärt, wer diese Angebote einholen muss? 
olligathor@: Würde ich auch nicht festlegen, weil finde das kann man eher in eine Begründung rein schreiben aber nicht in die Finanzordnung selber.  Wenn man es grob rein schreiben möchte, dann das Referat Finanzen

7.5.2 warum ist da kein Limit?? 
olligathor@: Warum sollten wir da ein Limit haben? Sehe nicht die Notwendigkeit, das auf das kleinste Detail da rein zu schreiben. 
James: das Limit ist ..., weil 
-> into the erklärung rein

7.6.1 Was sind Ausgaben für Repräsentation
sind Aufwendungen zur Darstellung eines Unternehmens, die oft durch dessen wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung entstehen. Dazu zählen Bewirtungen, Geschenke, Messestände und Empfänge.
-> in dem Falle Aufgaben oder Verpflichtungen der Studentinnenschaft ordentlich klären - into the Erklärung 
Ausgaben für Repräsentation bei Körperschaften des öffentlichen Rechts (KöR) unterliegen strengen Regeln hinsichtlich Notwendigkeit, Angemessenheit und Dokumentation. Sie dienen der Darstellung der Institution und umfassen Bewirtungen, Geschenke und Veranstaltungen

16.3.3 Definition von angemessener Nutzung

16.4.4 Was wird unter eigenes Risiko verstanden? 

Kathi: wird später bearbeitet, wir vertagen es 

nächste Sitzung: wird intern abgestimmt