Assi und Ref Finanzen reden ueber Ordnung HS-keep | systemli pad

Allgemeines

Ich empfinde es als sehr befremdlich Studentenschaft zu lesen, aber wahrscheinlich nur weil ich Studentinnenrat gewohnt bin.
Studierendenrat sind wir aber nicht. 

Haushaltsjahr, nicht Wirtschaftsjahr

Es ist in der Ordnung immer noch nicht aufgeführt, wer die Innenrevision ist. Das müsste man nicht, wenn die HTW eine eigene Stelle dafür hätte - hat sie aber nicht. (in Kommentaren zur Mail erläutert #L24)
Im Gespräch: Die IR ist eine Stabstelle des Kanzlers 

Warum wurde der Absatz zur Beratungsfunktion in dem Entwurf des StuRa zur Ordnung nicht in diesen Entwurf der HS zur Ordnung übernommen? 
Christiane: Weil das im Stundenumfang meiner Stelle nicht ermöglicht werden kann
Kathi: aber das heißt die Beratung liegt beim Dezernat Finanzen und Beschaffung 
Christiane: ja genau und wenn ihr Fragen habt dann könnt ihr dort direkt Fragen bzw. lieber im Rahmen eures Gespräches mit dem Rektor/Kanzler
Kathi: Heißt der Vorstand wird alle Fragen während des Gesprächs mit dem Rektor stellen und Christiane wird als die Person agieren, die die Fragen/Bedenken nicht in Vergessenheit geraten lässt. 

Kann die Hochschule mit dem Finanzministerium klären, was man alles in diese Ordnung reinschreiben könnte, sollte, müsste? Bzw. anders: Wurde sich an das Finanzministerium bei Erstellung dieser Ordnung gewandt? 
Christiane: Nein, ich habe das mit anderen Innenrevisionen anderer Hochschulen abgeglichen.

Grundsatzfrage: Was ist der Sinn der Ordnung? 
Unserer Meinung nach: dem StuRa die Erstellung der Jahresrechnung zu erleichtern und damit auch der Innenrevision der Hochschule die Prüfung zu erleichtern.
Christiane: Die Ordnung müssen wir nur erlassen für die Prüfung erlassen. 
Kathi: Dann gab es da einfach nur ein Missverständnis, was für uns "Zweck der Ordnung" bedeutet. 

Zur Mail 

Zu 3. Zweck der Ordnung 
Es geht uns dabei um die Ziele der (guten) Zusammenarbeit, die durch die Ordnung abgebildet werden. Das ist nicht in Gesetzen klar geregelt. Man kann auch Ziele der Zusammenarbeit statt Zweck der Ordnung sagen. 

zu 4. Wir wollten keine gesetzlichen Grundlagen aufführen. Wir haben nur in unserem Entwurf der Ordnung den Wunsch aus der Ordnung der HS sinnvoll umgesetzt (statt BGB wirklich für uns geltende Gesetze aufgeführt) 

zu 5. Wir wurden über den Erlass einer Richtlinie im April nicht unterrichtet. Heißt, wir wurden nicht transparent und offiziell darüber informiert, wer die Innenrevision ist. (Mal dumm: Theoretisch haben wir auch vom Kanzler, dem ja die Innenrevision untergeordnet ist, da es eine Stabstelle des Kanzlers ist, nie eine offizielle Meldung darüber bekommen, dass wir jetzt von Christiane Geißler geprüft werden) 
Das Organigramm weist diese Stelle auch nicht aus. 
Wenn das wirklich die Stabstelle macht, dann kann  diese Stelle als Innenrevision angegeben werden. Heißt, dass, wenn die Stelle neu besetzt wird, auch direkt die noch laufende Prüfung an die Person übergeben wird, die diese Stelle dann besetzt. 
Gleiches gilt für Externe. Wenn es Externe machen, muss eine Stelle benannt werden, die das innerhalb der Hochschule verantwortet. Egal wer das ist jmd innerhalb der Hochschule muss die Entscheidungen der externen Prüfung verantworten können (Kanzler, Rektorat, Dez. Finanzen und Beschaffung oder eben die Stabstelle des Rektorates - die Innenrevision) 
Christiane : Die Richtlinie ist beschlossen aber noch nicht veröffentlicht. Es wird eine Stabstelle des Kanzlers geben und dem StuRa wird noch einmal formell mitgeteilt, dass ich die Prüfung für das Haushaltsjahr 23 übernehme. 

Zu 6. Die Hochschule kann den Detailgrad des HaPlas und damit auch der Jahresrechnung festlegen. Wenn die HS diese Vorgaben nicht geben möchte, dann werden wir, der StuRa das machen, was wir als sinnvoll erachten. Dann wird die Konversation darüber, was fehlt und wie es hätte gemacht werden müssen, nach Abschluss geführt werden und das ist unproduktiv und ineffizient.
-> Es ist ein Angebot an die HS uns Vorgaben zu machen, um uns allen den zeitlichen Aufwand und das Mimimi  im Nachhinein zu ersparen. Wenn die Hochschule das nicht für uns regeln will, regeln wir es für uns, aber dann ohne dass die Innenrevision Vorgaben machen kann. 

Zur Veröffentlichung: Das ist sehr toll jedoch muss, um die Veröffentlichung und Transparenz zu wahren §5 (4) das "kann" zu einem "soll" verändert werden
Außerdem ist es uns nach jetzigem Entwurf nicht untersagt irgendetwas zu veröffentlichen, was passiert also, wenn wir, der StuRa, den Prüfbericht veröffentlichen, nicht die Hochschule? (Da wir mit den studentischen Geldern hantieren, ist das der Transparenz halber ein großes Problem. Die Studis müssen wissen dürfen, was mit ihrem Geld passiert)
Außerdem: Sensible Informationen? In keinem Bericht bisher standen "sensible Informationen", die nicht veröffentlicht werden können. Klar bisschen imageschädigend für den StuRa aber mehr nicht. Außerdem personelle Mängel? - Personenbezogene Daten? 
Es muss mind. hochschulweit veröffentlich-bar sein können.

Ordnung 

§1 Gesetzliche Grundlage
externe Prüfer... Wie und bei wem muss ein "begründeter Fall" begründet werden? Gibt es Einschränkungen, wer diese externen Prüfer sind? Wird der Studentinnenschaft transparent offen gelegt, wer prüft? (Egal ob intern oder extern - das steht nirgendwo in der Ordnung)  
Unsere Forderung: Wie und wann werden wir darüber in Kenntnis gesetzt? Die Offenlegung soll je Haushaltsjahr festgelegt werden 
Christiane: zu Anfang der Prüfung. Das wird mit in die Ordnung aufgenommen 
Kathi: jetzt mal komisch gefragt wenn du jetzt woanders hingehst bleibst du ja nicht unsere Prüferin sondern die Person die dann deine Stelle übernimmt 
Christiane: Richtig. Der Zuständige Prüfer wird zur Erstellung des jeweiligen Haushaltsjahres bis hin zur Prüfung der Jahresrechnung benannt und sobald sich die Personen innerhalb des Jahres ändert wird das auch mitgeteilt. 

Die DSGVO - warum? Das Sächsische Datenschutzgesetz aber nicht? Warum ist der TV-L benannt? (Beruht das auf einer gesetzlichen Vorgabe, dass die Studentinnenschaft tarifgebunden ist?) Warum ist das SächsDSG nicht benannt?Warum ist die Sächsische Verfassung nicht benannt? Warum ist die VwV-SächsRKG nicht benannt? Warum ist die KassenSichV nicht benannt?

Wie abschließend ist diese Regelung? Wenn wir uns "nur" an die in der Ordnung aufgezählten Grundlagen halten müssen, dann hat die Hochschule ein böses Problem, weil der StuRa, wenn er sich nicht an nicht aufgezählte Vorschriften hält, die Hochschule in Verantwortung ziehen könnte.

Unserer Meinung nach kann der gesamten §1 (1) S.1 und §1 (2) weg §1 (1) S.2 muss woanders hin, das hat nichts mit einer gesetzlichen Grundlage zu tun 

Vor allem für § 1 Gesetzliche Grundlagen hätten wir gerne eine Erklärung, warum genau diese Gesetze, Vorschriften und Ordnungen. So fühlt es sich sehr willkürlich an 

§2 Geltungsbereich 
Wieso steht bei Geltungsbereich "Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit"? Das muss nicht erneut erwähnt werden. Weil: "Dieser [Grundsatz] ist allerdings im Gesetz klar geregelt [...]. Damit ist alles gesagt."
Allgemein warum ist das nochmal extra aufgefordert? Warum sind diese Auszüge des SächsHSG für euch so wichtig aufzuführen? 
Was bedeutet in eurer Welt für uns das Kostendeckungsprinzip? Ändert sich etwas an unserer Arbeitsweise und unserem Aufwand, wenn das drin steht? 

§3 Prüfungsdurchführung 
Christiane: Dezernat Finanzen hat geantwortet und nein
Kathi: ja also komplett am Thema vorbei 
Haushaltsplan des Wirtschaftsjahres, ggf. Nachtragshaushalte 

• Haushaltsjahr...

Eröffnungs- und Abschlussbilanz einschließlich der GuV 

• gibt keine GuV 

Anlagenspiegel, Summen- und Saldenlisten; Inventarlisten 

• Anlagenspiegel = Vermögensnachweis...

Jahresabschlussbericht einschließlich der Übersichten über das Vermögen 
Buchhaltungs-, Bank- und Kassenunterlagen einschließlich aller begründenden Unterlagen. 

• Damit wird wahrscheinlich ein textlicher Bericht zu den Unterlagen gemeint. Was soll denn in diesem Jahresabschlussbericht bzw. der Jahresrechnung drin stehen? 

Dadurch haben wir mehr Arbeit, weil wir es erstellen müssen, und die Innenrevision hat mehr Arbeit, weil sie die Unterlagen, die sie einfordert, auch prüfen sollte... 

Das ist genau das Gegenteil von dem, was wir besprochen haben und wo wir uns eigentlich einig waren? Was hat sich da geändert? 
Wir stellen gerne all das zur Verfügung, aber eben auf Anforderung, nicht mindestens das. (Mal abgesehen davon, dass die Auflistung keinen Sinn ergibt) 

Wäre auch cool, wenn der Absatz "so früh wie möglich ankündigen, dass noch was fehlt und was fehlt und so" hier mit drin wäre...

§4 Prüfungsgrundsätze 
Definition der formalen, rechnerischen und sachlichen Prüfung muss nicht zwingend Inhalt dieser Ordnung sein.
Aber wenn sie das sind bitte aufführen woher diese kommen
Christiane: Ich denke erstens mal ist es für die nachfolgenden Innenrevisionsmitglieder sinnvoll zu wissen wie sie prüfen müssen. 
Kathi: Das ist sehr verständlich und das kann ja sehr gut drin bleiben die Frage für uns ist nur, woher diese Definitionen kommen. 

Wenn die Innenrevision all die in § 3 aufgeführten Dokumente haben will, aber in § 4 nur stichprobenhaft prüfen will, ist das für uns unnötig viel Mehraufwand. 
Stichprobenhaftig bezieht sich auf einzelne Geschäftsfälle, nicht auf die Dokumente, die wir nach dieser Ordnung verpflichtet werden, zu liefern. 
Die Stichprobenprüfung erfolgt risikobasiert - bedeutet das, dass die Innenrevision das Risiko in einer Stichprobenprüfung erkennt?
Christiane: Nein, das bedeutet, dass die Stichprobenprüfung dort erfolgt, wo die IR Risiken im Finanzwesen des StuRa sieht. 
Bei geringem Volumen kann eine Vollprüfung erfolgen. - Das bedeutet doch, dass, wenn wir der Innenrevision viel geben, also all das, was in § 3 gefordert wird, also der Regelfall, die Innenrevision keine Vollprüfung macht. 
Für uns uninteressant, aber für die Hochschule vielleicht mal eine Überlegung wert: Wie sichert die Innenrevision "nur" mit Stichproben die Qualität der Prüfung? 

§5 Prüfbericht 
(1) Also kein durchgängiger Dialog, sondern ein Gespräch zum Abschluss? Sehen wir nicht als sonderlich effektiv und sinnvoll - gestrichen und geändert
(1) Damit dürfen wir schicken wen wir wollen - geändert
(2) "Empfehlungen aus vorhergehenden Prüfungen, die bislang nicht umgesetzt wurden, werden im Bericht gesondert aufgeführt." - Damit schreibt sich die Innenrevision vor, wie sie ihren Prüfbericht gliedert 
(3) Danke, verbieten darf das auch niemand
(4) Eine für Dritte bestimmte Zusammenfassung kann erstellt werden. 

• Wer sind Dritte? kann -> muss!! 
• Was passiert, wenn wir den für nicht Dritte bestimmten Prüfbericht einfach veröffentlichen? (siehe oben Kommentare zur Mail) 

(5) Der Prüfbericht der Innenrevision und die ggf. vorliegende schriftliche Stellungnahme der Studentenschaft werden dem Rektorat zur Kenntnis bzw. weiteren Entscheidung vorgelegt. - Das ist sehr sehr cool 
(6) und (7) der Kanzler und die IR entlastet nicht sondern empfiehlt zur Entlastund und das Präsidium der Studentenschaft gibt es nicht. Es wird vom StuRa die Haushaltsplanverantwortliche für das jeweilige Haushaltsjahr entlastet, mit oder ohne Empfehlung der IR. 

Warum wurde dieser Satz aus unserem Entwurf nicht mit übernommen: "Für Beanstandungen sollen möglichst einfach umsetzbare Vorschläge zur Beseitigung der Mängel unterbreitet werden."

§6 Vertraulichkeit 
(1) Bitte stellt klar dass das auch für Externe gilt 
(2) Welche Protokolle? die der Abschlussgespräche?