2. Sitzung Referat Finanzen 2025/2026

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/sitzungen/2025-2026/2-sitzung

Datum: 15.10.2025
Beginn: 17:10 Uhr
Ende: 19:55 Uhr

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Katharina Kiene

anwesende Mitglieder und Angestellte

• Katharina Kiene (Referatsleitung; Kathi)
• Alea Klöden (stellvertretende Referatsleitung, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2026)
• Linda Müller (Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 und 2025) - online 
• Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James)

nicht anwesende Mitglieder

weitere Anwesende

• Til 
• Paul 
• Oliver-Michael (schaffe es nicht zur Sitzung)
• Fulli
• Gregor 
• Moritz
• Simon (Interessierter)
• Flo (Interessierter)
• Nora (Interessierter) 

Gregor und Moritz stellen den Plan vor, wieder eine Weihnachtsfeier zu veranstalten. 

0. aktuelle Berichte und Absprachen

Stand Buchhaltung damit wir HaPla machen können? JAMES?
immer noch in Bearbeitung

Entroßbergerung
an James: Was ist da der Stand? (1. Sitzung ITOP 5 und 8)
James: ist noch in Bearbeitung.

Getränke"entsorgung"
an vat@: was genau wurde an Getränken weggegeben und was können wir netzbiotop an Rechnung schreiben?
https://wiki.c3d2.de/wiki/Datenspuren/2025/Organisation/Bar/Abrechnung#Kalkulation_%22Rechnung%22_StuRa_HTW_Dresden
Lößniz wird nicht in Rechnung gestellt aber im Zweifelsfall bestellt das Chaos mal was hier her

ToDos und Ticketsystem
Kathi hat alle ToDos auf Plone schön hochgeladen, diese Seite wird von Kathi aktuell gehalten und wir werden das als unsere Art Ticketsystem nutzen. Also auch gleich als Antwort auf die Frage aus der letzten Sitzung: nein, wir werden das Ticketsystem nicht nutzen. 

Protokolle
Alea und Kathi haben sich hingesetzt und Stand jetzt wurden alle Sitzungen, ATs und weiteren Termine ordentlich protokolliert.
Müssen noch mal schön gemacht werden, da HTML Verschmutzung bei der Erstellung entstanden ist.

Zeichnungsberechtigungen bei Sparkasse
Alea und Linda haben einen Antrag an p@ geschrieben :) 
Darf James neues Gesicht werden? 
Muss noch mit der Sparkasse geklärt werden

Stand der Jahresabschlüsse 
Steht jetzt hier: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/hapla/haushaltsplaene/aktueller-stand-der-jahresabschluesse
soll der da bleiben/ist das für alle ok oder denkt ihr, dass der an anderer Stelle sinnvoller bzw. besser zu finden ist? 
Ordner Jahresabschlüsse überführen (inkl. Verlinkung) 
aktueller Stand als Seite nicht als Ordner 
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/hapla/haushaltsplaene/how-to/how-to-entlastung-verantwortlichkeit-haushaltsplan

AE 
Linda und ich werden uns nächste Woche Freitag (17.10.) hinsetzten und die AE beantragen.

Finanzierung dritten Beachfeld 
Kathi hat an sport@ eine email geschrieben und nachgefragt. 

Arbeitsverhältnis wegen James als unser neues Gesicht
Das wird im nächsten Personalgespräch geklärt wie, ob das funktioniert 

Änderung der übernommenen Summe bei Übernachtungen 
Kathi hat einen Antrag an p@ und fin@ geschrieben :) 

Kundenkonto Rewe
Ja wir haben eins, und theoretisch haben wir auch eine Rechnungskarte, mit der wir einkaufen könnten. Haben wir diese Karte noch und wenn nicht wollen wir die überhaupt haben?
olligathor@:  Nachfragen welche Name und Adresse ist hinterlegt und auf der Website vermerken bei 
Wird von Kathi erledigt - entweder Konto gelöscht oder als Ref Finanzen 

Stand Abrechnungen Fakultätsfeste
gibts da jetzt was neues im gegensatz zur ersten Sitzung?

TOP 1. -

ITOP 1. Anträge aus Plenum/RK

ITOP 1.1  faranto ev. aus 3. RK-Sitzung

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2025-2026/4/antraege/01

Diskussion Zusammenfassung: 

• Woher die 525 €? - war ne schöne Zahl
• Ist eine Reise für 21 Menschen 525 € wert?
• Woher kommt das Geld?

Meinung von HaPla-Verantwortlichen?

Diskussion:
olligathor@: Der Haushaltsposten ist halt eigentlich nicht dafür vorgesehen.
Linda: Für mich ist das nicht kritisch, dass der Posten dafür nicht vorgesehen war. Das passiert ja doch öfter, dass wir Sachen beschließen, die keinen eigenen Posten haben oder einen Posten für etwas anderes verwenden.
Es gibt hier kein nachrangig verwendbares Vorjahresbudget und faranto hat letztes Jahr nichts abgerufen.
Von dem Geld werden idR Teilnahmen am Erasmus Generation Meeting oder Spree Break finanziert. Und 25€ pro Person finde ich nicht überragend viel. Summe: von mir gibts keine Einwände.
Kathi: dieses Jahr abweichend vom HaPla bewerfen wir euch dieses Jahr mit den 400€ weil ich das verschissen habt zu beantragen zum ESN zu fahren, also es gibt das geld aber nicht für euer vorhaben, heißt es muss mit einer besonderen mehrheit darüber abgestimmt werden, ob wir das geld dafür umwidmen
Fulli: Ein Gremium soll entscheiden ob man dafür Geld ausgibt

ITOP 1.2 Karten für Schließsystem A-Gebäude

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2025-2026/3/antraege/07

olligathor@: Wir wissen leider immer noch nicht was eine Karte kostet wird. Dennoch, weil wir wahrscheinlich irgendwann welche nachkaufen werden wäre die Schaffung einen neues Haushaltsposten im Haushaltsplan 2025 aber spätestens im Haushaltsplan 2026.
Linda: Wissen wir denn schon, von wie vielen Karten wir reden? Neuer Haushaltsposten für 2025 würde ich jetzt nicht mehr anlegen aber für 2026 können wir das machen.
ja 20 Stück matmel@: (gibt es irgendwo einen papertrail zu der Stückzahl 20?)
Kahti: Die Hochschule sollte jeden Studentinnen des StuRas Zugang ermöglichen
Muss mit dem Vorstand gesprochen werden
matmel@: Emails mit dem Kanzler: https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/2531
Alle Personen mit Position müssten hier reinkommen egal zu welcher Uhrzeit

ITOP 2. Miniprojekte für Freitag

meine Ideen: 

• HaPla Controlling

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/hapla/sitzungen/2025/at%20controlling 

• How to Finanzantragsstellung/Reisekosten 
  • https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift_gesamt/10536/45034.html
• Identifizieren von regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen -  Finanzierungen
• FO überprüfen und referenzieren statische Werte 
• Umweltordnung aufgelöst und in Finanzordnung überführt werden 

ITOP 3. Zeichnung bei Zahlungen

Aus der 6. Sitzung ist noch das Thema "Antrag Abschaffung der Notwendigkeit zur Zeichnung von 2 Personen bei Zahlungen mit dem Bankkonto" offen. Ich habe es noch nicht geschafft, mit Leuten darüber zu sprechen. 
Aus der 8. Sitzung 24/25
müssen wir uns allgemein mal darum kümmern dass es wieder 2, max. 3 Zeichnungsberechtige gibt?

ITOP 4. SFirm

9. Sitzung:

ITOP 4 How to (Installation und) Aktualisierung SFirm

seit Sitzung 6 offen, was ist der Stand der Dinge?  matmel@ wartet auf five@. Es muss ein Termin erstellt werden, an dem auf das neue (Windows 11) System migriert wird.
aus 6. Sitzung: 
vat@
vat@: Ist uns bekannt wie wir "normal" (offiziell) SFirm installieren sollen? Ich kam darauf, da ich gern (mit james@) den Prozess zur Aktualisierung dokumentieren wollte und das nicht so richtig klar war, ob das so richtig ist wie wir das machen.
vat@: Vielleicht wäre es das Einfachste zur Ermittlung, wenn wir erst einmal entspannt bei der Sparkasse (oder bei der Firma von SFirm) anrufen.
vat@: Mein aktuelles Verständnis: sfirm aktualisiert sich "automagisch". https://hilfe.sfirm.de/hc/de/articles/4469716555665-Downloads-f%C3%BCr-SFirm#h_01HA77AWWAMSQDKFQHJZPWPPGG Voraussetzung dafür ist der Vermerk der Lizenz, die gültig sein muss. (Mir ist noch nicht ganz klar wie das geprüft werden kann.) Darauf kam ich, als ich beim Versuch der Aktualisierung für "Patches und Featurepacks" eine Fehlermeldung erhielt, dass der Server nicht erreichbar ist.
vat@: Was der aktuelle Stand der Software sein sollte, lässt sich über die Website in Erfahrung bringen. https://www.sfirm.de/sfirm/neu-in-sfirm Da waren wir nämlich eine Version hinterher.
vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?
Linda: Puh mit SFirm habe ich mich bis jetzt nicht wirklich auseinander gesetzt. Wenn ich das so lese ist es am Besten, wenn wir erstmal versuchen, einen Support anzurufen, vielleicht sind diese Fragen dann schon gelöst.
----
aus 7. Sitzung: 
Linda: Aus der 6. und 7. Sitzung ist das Thema hier noch offen. Die Sachbearbeitung Finanzen (James) hat bestätigt, dass die Aktualisierung von sFirm automatisch erfolgt.
offene Fragen waren noch:
vat@: BTW: Bräuchten wir SFirm, wenn wir "normal" (also ohne die Notwendigkeit zur Zeichnung von Personen) Überweisung machen könnten?
James, kannst du das beantworten?
Mathis: James und ich setzen gerade eine neue Kiste auf und arbeiten dran. Wird dokumentiert. Aber bitte das Thema auf nächstes Mal verschieben.
-- wird auf die nächste Sitzung verschoben --
Jetzt: 
James: wir brauchen SFirm unabhängig von Zeichnungsberechtigungen, weil wir täglich unser Kontoauszüge und sta-Dateien für die Buchhaltung darüber abrufen.
@vat: ohne SFirm bekommen wir unsere Daten nicht - kann Linda morgen bitte bei der Sparkasse fragen, ob es Alternativen gibt? (Grund: SFirm kostet ganz schön Geld ~200€)

Fulli: wir haben keine Alternative als SFirm.
Paul kümmert sich zur Aufarbeitung vom Thema für eine der kommenden Sitzungen, danke

ITOP 5. zentrale Getränkeverwaltung 

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/sitzungen/2024-2025/2-at/entwurf-konzept

offene Dinge/"Probleme": 

• es gibt Stand jetzt keine Person vom Ref. Finanzen aus, die sich darum kümmert
• HaPla 2026?
• die Preisliste, die erstellt werden soll - wer erstellt die, wer hält die aktuell? und welches Tool
• Ist uralt wir holen es nur nochmal raus 

• Lagerort? - A004 

Kommentar von Olli: 

• Gibt es die Möglichkeit im Sinne der Buchhaltung Bestände umzubuchen für eine andere Veranstaltung, weil zum Beispiel bei der ASHH hat sich gezeigt das wir nicht so viele Getränke brauchen werden. Wenn eine Veranstaltung nämlich die gleiche Getränke haben möchte während es meiner Meinung nach sinnvoll auch im Sinne der Verwaltung und Lagerung die Bestände umzubuchen und nicht die Getränke nochmal zu bestellen.

Kommentar von Tino: 

• Es sollen Getränke vorgehalten werden: Was ist denn die maximale Lagerkapazität an Kästen (zum Beispiel Bier? Soll darauf hingewirkt werden, dass Veranstaltungen keine exotischen Sachen anbieten bzw. man sich auf ein klares Portfolio einigt (also zum Beispiel keine 5 Sorten Hartalkohol)
• Wird Mittelverwendung aktiv auf die Veranstaltungen zu gehen, um ihnen Getränke anzubieten, die so nicht geplant waren, aber evtl. bald ihr MHD verlieren?
• Kann im Vorgehen aufgenommen werden, dass nach der Anfrage an das Referat Finanzen, der Bereich Mittelverwendung binnen 3 Tagen die Bearbeitung zusagt und regelmäßig über den Stand informiert (wenn zum Beispiel Getränke bestellt werden). Ich will vermeiden, dass Anfragen unbewusst für einige Tage unbearbeitet liegen bleiben und davon niemand Kenntnis hat.
• noch ein Kommentar von Olli: Wenn auch das Essen verwaltet werden soll dann passt der Name nicht mehr. Entwurf Konzept zentrale Getränkeverwaltung

Diskussion: 
olligathor@: Wie auch schon mal geschrieben und würde vom Referat Finanzen gesagt, das wenn Getränke für eine Veranstaltung einkauft werden eigentlich nicht mehr für eine andere Veranstaltung verwendet werden können.
olligathor@: Das halte ich halt persönlich für Quatsch und verstehe nicht so ganz das Problem dabei, weil es wäre ja mega dumm die Getränke einzukaufen obwohl wir diese eigentlich ausvergangen Verantaltungen im Keller haben. 
olligathor@: Jetzt meine Frage wie können wir das jetzt lösen aus Sicht vom Referat Finanzen, sodass wir die Getränke auch immer bei nachfolgenden Veranstaltungen nutzen können. 

Wir wollen im StuRa MateMat nicht haben. 
Excel soll reichen
Idee für Finanzen Interessierte: Vorlage für diese Getränkeverwaltung

Plan: Mittelverwendung, Buchhalterin, olligathor@, vat@ sollen sich zusammensetzten und ein ordentliches AT dazu machen 

• Fragen: 

• • Ist die Datei / Liste zugänglich für jeden?

Termin AT: 16.10.2025 11:30Uhr

Soll kein Miniprojekt für Interessierte sein

ITOP 6. noch offene Themen

• Controlling nochmal anschauen und mit Alea, Linda und hoffentlich Josi ein AT planen
• allgemein die How Tos durchgehen und schauen was da aktualisiert werden muss
• Klären was Finanzprüfung und Mittelverwendung macht (mit Personal + der Weisung)
• der Zeitraum zur Ausschreibung Referatsleitung Finanzen müsste angepasst werden 
• Verbesserung der Vorlage Antrag für finanzieller Mittel 
• schauen wo wir überall eine Lastschrift hinterleegt haben und dann Exel auf die Cloud hoch 
• Kassenhandreichung ordentlich ablegen https://pad.systemli.org/p/Handreichung_Kassen-keep (wohin?) 
• Unterschriftenprobe Vorlage aktualisieren und entscheiden wer die in Zukunft einholt

ITOP 7. Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Präsidium

Friedrich: Es ist in den letzten Wochen passiert, dass Finanzen nicht über Anträge informiert wurde, die Finanzen betreffen. Letzte Legislatur ging das über Linda in der Telegramgruppe des Präsidiums immer sehr gut. 
Gern würden wir diesen Workflow beibehalten, da die Kommunikation besser als über Mail funktioniert. Optimal wäre also ein aktives Mitglied von Finanzen, welches Pings in der Telegramgruppe mitliest.
Kathi: als die Person vom Ref Finanzen die da war und dann Erklärungsnot hatte, ja packt mich da sehr sehr gerne mit rein :)
Präsidium: Wir danken!

W. Weiteres 

W.I. Bitte bei HTML Verschmutzung bei Protokollerstellung

olligathor@: Bitte nicht den Text einfach aus dem Pad rauskopieren, das führt leider zur HTML Verschmutzung. 
Paul kannst du bitte zeigen, wie das ohne Verschmutzung geht.