Protokoll 6. Sitzung Referat Finanzen 2025/2026

Datum: 16.03.2026 
Beginn: 13:00 Uhr 
Ende: 15:00 Uhr 

Protokollerstellung 
Alle Anwesenden 

Redeleitung 
Katharina Kiene 

anwesende Mitglieder und Angestellte   

• Katharina Kiene (Referatsleitung; Kathi)
• Alea Klöden (stellvertretende Referatsleitung, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2026)  
• Linda Müller (Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2024 und 2025)
• Stephan Rankl (Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung; James)  

weitere Anwesende   

• Til 

TOP - 

ITOP aktuelle "mini themen", die JETZT geklärt werden müssen 

Entroßbergerung

• für PayPal, Selgros und Anbieter für Büro-Material herausfinden, wo Astrid überall drinsteht und sie dann entfernen 
• Bisher noch keine Aufzeichnung wo sie noch überall dabei ist

Überweisung ins Ausland 

• funktioniert 
• vier Überweisungen wurden bereits getätigt
• Pakistan, Indien und China kosten 32,50 € Gebühren -> wurde wie abgesprochen vollständig vom StuRa übernommen 

Bericht Jahresabschluss 23 - hat alles funktioniert? 

• ist fertig und per Mail an die Referentin der Kanzlerin gesendet
• schriftliche Ausfertigung muss noch von Vorstand, Referat Finanzen und Haushaltsplanverantwortliche 2023 unterschrieben werden

Übergabe Schlüssel Hauptkasse protokollieren

• Linda Müller hat Katharina Kiene am 19.12.2025 um 20:00 Uhr den Hauptkassenschlüssel in Dresden übergeben. 

Wann Jahresabschluss 24? 

• James hat angefangen zu überprüfen, ob alle Belege da sind. 
• Plan: Bekanntgabe Anfang Mai

Entfernung aller Gegenstände ohne Buchwert aus Anlagenbuch? 

• Nein. Alles was in der Anlagenbuchführung vorhanden ist, soll auch da bleiben, es sei denn es geht verloren oder kaputt. 
• man kann darüber diskutieren, ob man dinge, die kaputt sind/niemand mehr nutzt, kann raus
• Anlagevermögen muss im allgemeinen geprüft werden, man kann keine pauschale Aussage treffen. 

AT zur Planung von Plone schön 

• inkl. Paul, Kathi, Alea, James 
• Terminvorschläge: 25.03. 9:30(-11:30)
• Welche How-Tos fehlen uns? Welche müssen neu/schön gemacht werden 

ITOP How to Jahresabschlüsse 

An welchen Kriterien sollen oder müssen wir JA erstellen?
Frage lassen wir stehen, bis Geißler geantwortet hat. -> Kathi schreibt nochmal, sobald James Stick abgegeben hat. Nachfrage Innenrevisionsbericht 21 und 22 und, welche Ansprüche die Hochschule an uns über den Jahresabschlussbericht hat. 

ITOP Haushaltsposten für Wahlveranstaltung

Til: Wir haben vor mit der Hochschule eine Wahlveranstaltung gemeinsam zu machen. Der StuRa soll für die Verpflegung verantwortlich sein. Ich habe keinen konkreten Haushaltsposten für so etwas. Was haltet ihr davon das über den Posten Kennenlern-Veranstaltungen laufen zu lassen. Das würde folgendes bedeuten...
Es müsste abgeändert werden das nicht 2, sondern 3 pro Jahr stattfinden und in die Erklärung müsste geschrieben werden, dass 2 zum Mitwirken im StuRa gedacht sind und 1 in Kooperation mit der Hochschule

Alea: Brauchst du dann in dem Posten mehr Geld um 3 Veranstaltungen zu finanzieren?
-> man braucht auch Einnahmen da man was verkauft aber Ausgaben theoretisch nicht hochnehmen
Wahlveranstaltung 31.03.2026
langfristig bräuchte man einen neuen Posten 

https://pad.systemli.org/p/stura-htw-dresden_Wahlen_Ref_Kanzlerin_2026-keep
dieses Jahr außerordentlich unter Kennlernveranstaltungen und, wenn langfristig dann neuer Posten 

Fazit:
Personal beschließt in seiner Sitzung aus dem Posten Kennlernveranstaltung eine Wahlveranstaltung in der Einnahmen generiert werden. Der Vorstand muss zustimmen, dass "§ kostenfreie Verpflegung für Mitwirkende bei Veranstaltungen des StuRa" aus der Konto nicht zutrifft. 

ITOP Stand Erklärungen zu den Haushaltsposten

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/a/fin/ho/2026/erklaerung-haushaltsplan-2026
Die Erklärungen wurden bisher weitesgehend überarbeitet. Ich denke den Rest kann ich noch am Montag machen. 
Ist fertig hochgeladen unter dem Link muss nur noch schön gemacht werden in Bezug auf Abstände zwischen den Posten und so.
@vat kannst du da bitte noch mal drüber schauen ob die Erklärungen richtig sind. 
Kathi: sobald vat@ sein ok gibt, werde ich mir das durchlesen und alle Anmerkungen dazuschreiben.

ITOP Anforderung Erstellung Finanzierung 

Kathi, James, etc. setzen sich hin, erarbeiten das und dann wird es im RK und Plenum "vorgestellt" 
wofür wird was ausgegeben, Personenanzahl, Menge an Geld, muss keine genaue Auflistung der einzelnen kleinen Lebensmittel/etc. 
- Kategorisierung der Dinge die Ausgegeben werden (bsp.: 30€ für Salat anstatt 3€ für 2 Gurke, 3€ für 1 Salatkopf, 3€ Tomate, ...)

ITOP (wesentliche) Überarbeitung Strukturierung Haushaltsplan (2027)

Makros raus
Inhaltliche Klärung was wollen wir für Posten drin haben und was nicht

• bsp. Kann man Zinsen planen oder nicht

ITOP (Arbeitstreffen) Erarbeitung Kontenplan 2026

Hat noch nicht stattgefunden, Kathi James und Alea treffen sich morgen (17.03.) und reden mal drüber 

Weiteres 

W. XX. Meinungsbild des Referats zur Intensivierung und Nutzung der E-Mail

Gregor (Kultur@): Da es vielen Studierenden und Mitarbeitern der HTW schwerfällt ihre Mails zu nutzen (wie gestern bei no Fak no Fest besprochen) und sich das ja auch bei euch wiederspiegelt, durch verzögerte Antworten unterschiedlichster Stellen, sowie hektische Mails wegen verpasster Fristen.
Was haltet ihr davon vlt auch schon bei der ESE oder am Anfang der Semester Kampagnen zu machen, um mehr Aufmerksamkeit auf die Mails und eventuell auch Mailschulungen anzubieten, um die Studiernden z.B. mit Thunderbird vertraut zu machen und Mail Filter einzurichten? 
Gäbe es bei euch Kapazitäten um solche Sachen zu unterstützen und zu ermöglichen?

Bitte schreibt mir eine Antwort in das verlinkte Pad: https://pad.systemli.org/p/Sichtbarkeit_Mails-keep

Ich werde diesen Text auch in den anderen Referaten ansprechen. :)


regelmäßiger 2 wöchiger Termin: Montags 13-15:00 
nächster Termin: 30.03. 13:00